Se pensa mudar de programa de facturação deve ter alguns cuidados na hora de mudança.
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Altura e forma de facturação
Não é necessário esperar por um novo mês, um novo trimestre ou por um novo ano fiscal para mudar de programa de facturação. Pode mudar de programa de facturação a qualquer altura do ano.
É necessário, contudo, saber se o novo programa usa o mesmo tipo de comunicação à Autoridade Tributária que utilizava anteriormente, já que a AT aceita uma só forma de comunicação.
Como se procede com as séries de facturação
Deve-se prestar atenção à questão das séries de facturação. Cada programa de facturação tem um código específico que o identifica. Se estava a utilizar uma série de facturação chamada “2016”, e se vai mudar para outro programa de facturação, terá de criar uma nova série de facturação, com outro nome, como por exemplo: 2016A.
Na nova série de facturação, a numeração dos documentos tem de começar do 1. Estas séries de facturação são criadas de forma automática e específica pelo programa de facturação. Os documentos emitidos dentro de uma série diferenciam-se pelo prefixo antes da série/número.
Importar dados entre programas
Alguns programas permitem importar os dados como os nomes dos clientes, dos produtos e dos serviços, evitando a inserção manual de dados. Procure um programa com esta funcionalidade. WWW.CETECONTA.PT
Guardar registos de faturas por 10 anos
Segundo o artigo 123.º do CIRC, ao mudar de software de facturação, devem ser conservadas cópias de segurança de todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte por um período de 10 anos. Incluem-se os ficheiros SAFT-PT, as facturas electrónicas e em papel do programa anterior. Este arquivo pode ser totalmente digital.